GDPR & AMOK

AMOK og GDPR 

AMOK overholder selvfølgelig GDPR.

Nedenfor er vores GPDR manifest. Det er baseret på en template fra DGI.

——————————————

Aalborg Motionsklub – AMOK

Østre Alle 87

9000 Aalborg

CVR: 30290631

email: amok-bestyrelse@googlegroups.com

hjemmeside: amokaalborg.dk

 

Privatlivspolitik for AMOK – Aalborg Motionsklub

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for korrekt behandling af dine personoplysninger

AMOK er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:

Kontaktperson:formand Jens Dalsgaard Nielsen

Adresse: Kildevældsvej 18, 9000 Aalborg

CVR: 30290631

Telefonnr.: formanden; 28728753

Mail: amok-bestyrelse@googlegroups.com

Hjemmeside: amokaalborg.dk

 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:

  • Almindelige personoplysninger
    • navn
    • adresse
    • indmeldelsesdato
    • telefonnummer
    • fødselsdato(ikke cpr)
    • køn
    • mailadresse

2. Oplysninger om frivillige:

  • Som for almindelig medlemsoplysning

3. Ansatte – AMOK har ingen ansatte

Her indsamler vi oplysninger fra

  • Medlemmerne selv

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

  • At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
  • At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
  • At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:

  • At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev
  • At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
  • At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
  • At kunne levere varer og ydelser du har bestilt
  • At administrere din relation til foreningen

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er:

  • de samme som for foreningens medlemmer

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:

  • At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
  • At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
  • At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
  • At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen

Samtykke

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

AMOK har ikke medlemmer under 18 år.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen.

Dine oplysninger er ikke tilgængelige for klubbens medlemmer, kun for bestyrelsens medlemmer.

 

Opbevaring og sletning af personoplysninger

Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig senest 2 år efter udmeldelse 

Frivillige: som for medlemmer

Opbevaring af anden info 

En række data såsom billeder, klubblade mv kan have historisk interesse og interesse. Derfor opbevarer AMOK den slags data. Det kan bla nævnes at der i Aalborg er “SIFA’s Idrætshistorisk Samling” som netop opbevarer den slags data for eftertiden.

Regnskaber og anden økonomisk information

Slettes efter 5 år idet opbevaringskravet fra skattemyndigheder er 5 år.

Anonymisering data

Vi opbevarer ikke oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende. Dette ses til tider brugt for at kunne opbevare data længere end ellers uden at bryde GDPR. Det har AMOK ingen interesse i.

Dine rettigheder som medlem af AMOK

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

  • Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
  • Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
  • Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
  • Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
  • Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.


Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken ændrer vi også datoen nederst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil klubbens medlemmer modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.

Opbevaring af data

Alle oplysninger om medlemmer er registreret elektronisk i eet regneark. (libreoffice) og som pdf(også på elektronisk form).

Tillige opbevares regnskaber, bilag mm på elektronisk form.

Økonomiske papirer, regnskab mm forefindes dels på papirform og dels på elektronisk form. 

Alle elektroniske data opbevares i krypteret form. (GPG AES-256). Det vurderes at kryptering er ubrydelig.

Elektroniske data opbevares på krypteret form hos formanden i et triple redundant backup system på to fysiske lokalisationer, samt en sikkerhedskopi hos vores hjemmeside host (amokaalborg.dk/unoeuro.com) som vi har en databehandleraftale med.

Ikke elektroniske data opbevares under lås og slå.

Hver år inden generalforsamling gennemgås papir og elektroniske arkiver og data slettes ifølge ovenstående regler.

Formand og næstformand har koder til ovennævnte systemer.

opdateret 8. januar 2020